1. Überblick

Die Dienste Fax2Mail und Mail2Fax von peoplefone ermöglichen den Versand und Empfang von Faxnachrichten über E-Mail. Da hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden können, stellt sich regelmäßig die Frage, ob für die Nutzung dieser Dienste ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO erforderlich ist.

Dieser Artikel fasst die rechtliche Einordnung zusammen und gibt eine klare und einheitliche Antwort für Kunden, Partner und interne Mitarbeitende.

2. Gilt die DSGVO für Fax2Mail / Mail2Fax?

Ja. Personenbezogene Daten können im Rahmen der Faxübertragung verarbeitet werden. Daher ist die DSGVO grundsätzlich relevant.

ABER: peoplefone ist Telekommunikationsanbieter und unterliegt zusätzlich den spezialgesetzlichen Anforderungen:

• Telekommunikationsgesetz (TKG)

• Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG)

• Fernmeldegeheimnis gemäß § 3 TKG

Diese Regelungen gelten vorrangig gegenüber der DSGVO (Art. 95 DSGVO).

3. Warum peoplefone bei Faxdiensten kein Auftragsverarbeiter ist

Die Verarbeitung der Faxdaten während der Übermittlung durch peoplefone erfolgt nicht im Auftrag des Kunden, sondern:

• zur Erfüllung einer eigenen gesetzlichen Verpflichtung (§ 167 TKG)

• im Rahmen des Fernmeldegeheimnisses

• ohne Möglichkeit, Inhalte zu lesen oder inhaltlich zu verarbeiten

Eine Auftragsverarbeitung setzt jedoch voraus:

• Weisungsgebundenheit

• Zweckgebundenheit durch den Kunden

• Verarbeitung personenbezogener Daten für den Kunden

Bei TK-Diensten ist dies ausgeschlossen.

Konsequenz:

👉 Die Faxübermittlung selbst ist keine Auftragsverarbeitung. 👉 Ein AVV ist rechtlich nicht zwingend erforderlich.

4. peoplefone-Praxis: AVV auf Wunsch, aber nicht verpflichtend

peoplefone folgt der in der Telekommunikationsbranche üblichen Praxis:

• Ein AVV ist nicht verpflichtend für alle Fax2Mail-/Mail2Fax-Kunden.

• Auf Wunsch wird ein AVV bereitgestellt, der klar unterscheidet zwischen: a) TK-Dienst (nicht AV-relevant) b) sonstiger Datenverarbeitung (AV-relevant)

Hierzu wird im AVV eine TKG-Schutzklausel verwendet, z. B.:

„Die über peoplefone erbrachten Telekommunikationsdienste – einschließlich Fax2Mail und Mail2Fax – unterliegen dem Fernmeldegeheimnis (§ 3 TKG) und stellen keine Auftragsverarbeitung im Sinne des Art. 28 DSGVO dar. Eine Auftragsverarbeitung erfolgt ausschließlich für Daten, die nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit der Telekommunikationsübertragung stehen (z. B. Vertrags-, Abrechnungs- oder Administrationsdaten).“

5. Zusammenfassung

6. Empfehlung für Kundenkommunikation

Wenn Kunden oder Datenschutzbeauftragte nach einem AVV fragen, lautet die offizielle peoplefone-Antwort:

„Die Faxübertragung selbst unterliegt dem Fernmeldegeheimnis nach TKG/TDDDG und ist daher keine Auftragsverarbeitung im Sinne der DSGVO. Auf Wunsch stellen wir Ihnen jedoch einen AV-Vertrag für die übrigen, nicht-telekommunikativen Verarbeitungstätigkeiten (z. B. Stammdaten, Abrechnung) zur Verfügung.“

Diese Aussage ist rechtlich belastbar, fachlich korrekt und entspricht der Branchenpraxis.